recrut

Assistant·e de Direction en contrat à durée déterminée

L’Odhac87 recherche, un.e assistant·e de Direction en contrat à durée déterminée du 1er juin 2022 au 06 janvier 2023, avec pour missions de faciliter le travail du Directeur général en le déchargeant des tâches administratives classiques et en optimisant la gestion de son temps, de mettre en œuvre toutes les opérations nécessaires pour faciliter sa prise de décision et organiser le travail administratif dans le respect des procédures, ainsi que favoriser la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, le ou la futur.e. assistant·e de Direction devra :
• Réceptionner le courrier et en assurer le traitement.
• Recevoir et filtrer les communications téléphoniques du Directeur général.
• Rédiger des notes d’information, des courriers et des documents administratifs généralement à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites du Directeur général.
• Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du Directeur général, en veillant à l’application de la charte graphique et des règles administratives.
• Organiser les rendez-vous et les déplacements, gérer le planning du Directeur général.
• Organiser des réunions, des conférences, y participer et rédiger le compte-rendu.
• Préparer la prise de décisions, assurer le suivi de ces décisions et conduire un projet.
• Assurer le suivi administratif du C.A. et du Bureau.
• Veiller au respect des différentes échéances imposées au Directeur général.
• Gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes (téléphone, visites) provenant du Directeur général, de l'Odhac87 et de l'extérieur.
• Classer et vérifier les documents administratifs.
• Effectuer toutes recherches et procurer tous documents nécessaires au Directeur général pour apporter toute l’aide indispensable au bon exercice de ses fonctions.
• Mettre à jour la documentation et procéder à son classement. Eventuellement, mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous.

En l’absence de la chargée de communication et si nécessaire :
• En matière de communication interne :
- collaborer à la rédaction de dossiers de présentation des activités de l'Odhac87,
- collaborer à l’élaboration du journal de l'Odhac87,
- rédiger des bulletins, tracts ou affiches.
• En matière de communication externe (avec la presse notamment) :
- communiquer sur des évènements spéciaux,
- rédiger des communiqués,
- organiser des entretiens, des reportages sur l'Odhac87,
- mettre à jour les « plaquettes » de l'Odhac87.
• Etc.

- Titulaire au minimum d’un Bac + 2 assistant·e de direction ou assistant·e de gestion PME-PMI (collaborateurs de dirigeants de petites et moyennes entreprises) ou assistant·e de manager,
- ou DUT gestion des entreprises et des administrations, option gestion appliquée aux petites et moyennes organisations (GAPMO)
- ou niveau de connaissance acquis par une expérience significative dans un poste équivalent, ou expérience confirmée de deux à trois ans sur des missions d’assistant·e de direction.
L’assistant·e de Direction devra disposer des compétences suivantes :

Savoir
• Maîtrise rédactionnelle indispensable.
• Maîtrise des méthodes de prise de notes, des méthodes de classement et d'archivage.
• Compétences en gestion administrative et en communication.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et des techniques de communication (traitement de texte, tableur, Publisher, Powerpoint,…).
• Connaître les missions et le mode de fonctionnement des principales instances de l’organisme.

Savoir-faire
• Savoir communiquer avec des interlocuteurs multiples.
• Savoir s’exprimer, à l’écrit comme à l’oral, avec une parfaite aisance.
• Savoir restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse.
• Savoir gérer son temps et hiérarchiser l'urgence des demandes.
• Savoir prendre des initiatives, concevoir et mener des projets.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à s’adapter.
• Savoir se rendre disponible.
• Savoir contrôler le travail effectué.

Savoir-être
• Discrétion, rigueur, organisation, dynamisme, autonomie, disponibilité et polyvalence.
• Auto contrôle.
• Esprit de synthèse.
• Respect de la confidentialité.
• Aisance relationnelle et sens affirmé de la communication (dynamisme…).
• Qualités de méthode et de responsabilité.
• Sens de l'accueil.

Spécificités liées à l’emploi
• Gérer plusieurs tâches en même temps.
• Travailler dans l’urgence.
• Disponibilité.
• Déplacements occasionnels.

Dépôt des candidatures
Le poste est à pourvoir dès le 1er juin 2022. Les lettres de motivation et CV sont à adresser, à Madame la Directrice des Ressources Humaines jusqu’au mercredi 25 mai 2022 dernier délai.

 

 

Secrétataire RH (H/F)

L’Odhac87 recherche un.e secrétaire RH avec pour missions d’assurer le secrétariat du service des ressources humaines et participer à la gestion administrative du service.

Sous l’autorité hiérarchique du·de la Directeur·rice des ressources humaines, le ou la futur.e. secrétaire RH devra :
• Rédiger et transmettre les convocations relatives aux réunions du CSE, réserver la salle de réunion et seconder le·la Directeur·trice RH dans la préparation des dossiers ;
• Rédiger des notes type (de service, d’information) et divers courriers (réponses aux candidatures spontanées et aux demandes de stage…) ;
• Trier, classer, mettre à jour, scanner, archiver l’ensemble des dossiers RH, dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• Renseigner et suivre divers tableaux de bord ;
• Préparer les recrutements :
• Participer :
- à la préparation des élections professionnelles ;
- à l’élaboration de différents rapports (rapport DG, bilan annuel du CSE et HSCT…) ;
- à la mise à jour du document unique ;
• Traiter la GTA : saisie d’absences, édition de badgeuses ;
• Mettre à jour les documents nécessaires aux entretiens annuels et professionnels ;
• En matière de formation, collaborer à la mise en œuvre du plan de formation, gérer les convocations et réserver la salle de formation, etc. ;
• Participer à la rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Mettre à jour les divers process et procédures RH ;
• Préparer et organiser la cérémonie des médaillés et des retraités ;
• Mettre sous pli divers documents (paies, CET…) ;
• Etc.

- Titulaire au minimum d’un Bac pro type gestion administration ou expérience confirmée, pendant au moins deux ans, dans un poste équivalent.
Le ou la secrétaire RH devra disposer des compétences suivantes :
Savoir
• Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, internet...).
• Connaitre les logiciels de ressources humaines, gestion des temps et paie.
• Connaitre les techniques de classement, d’archivage et de recherche documentaire.
• Connaître la réglementation liée à la confidentialité des données à caractère personnel (RGPD).

Savoir-faire
• Savoir planifier et organiser son activité en tenant compte des priorités, du temps d’exécution et des contraintes du service.
• Savoir prioriser les tâches et gérer les urgences.
• Savoir collecter les informations, les analyser, les hiérarchiser, les synthétiser.
• Savoir respecter les délais.
• Capacité d'adaptation et d’anticipation.

Dépôt des candidatures
Le poste est à pourvoir dès le 1er juin 2022. Les lettres de motivation et CV sont à adresser, à Madame la Directrice des Ressources Humaines jusqu’au mercredi 25 mai 2022 midi dernier délai.